プライバシーポリシー

この規程は、学校法人西南学院（以下「学院」という。）が設置する各学校、幼稚園、保育所（以下「各学校等」という。）に関与する次に掲げる者（以下、「学生、教職員等」という。）の個人の権利、利益及びプライバシー保護のために必要な措置を講じ、当該個人情報の取扱いに関する学院の責務を明らかにすることを目的とする。

• （１）各学校等の学生、生徒、児童、園児及び当該保証人
• （２）各学校等においてこれから教育及び保育を受けようとする者及び当該保証人
• （３）各学校等の教職員又は教職員であった者並びに業務に直接関わりがある者又は関わりがあった者

「個人情報」とは、前条の学生、教職員等のうち、特定の個人が識別されるもので、学院が業務上取得又は作成した情報をいう。

「個人番号」とは、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報をいう。

各学校等の長は、個人情報を取得、保管又は利用するにあたり、個人情報の重要性に鑑みて必要な措置を講じなければならない。

教職員及び教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の漏洩、改ざん、その他不当な利用を行なってはならない。

学生、教職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、その保護に関する学院の施策に協力しなければならない。

個人情報を適正に取得、管理又は利用することを促すために、西南学院個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）を組織する。

委員会は、院長を委員長とし、各学校等の長、大学副学長（総務担当）、事務局長、総務部長及び総務課長で構成する。

委員会の所管部署は、総務部総務課とする。

委員会に関する必要な事項は別に定める。

委員会は、次に掲げる者を個人情報保護責任者（以下「責任者」という。）として任命する。

• （１）学部長、学生部長、教務部長、図書館長、学術研究所長、入試センター長、情報処理センター所長、国際センター所長、言語教育センター長及びキャリアセンター長
• （２）大学院学務部長、法務研究科長（法科大学院長）及び各研究科長
• （３）中学校教頭、高等学校教頭及び小学校教頭
• （４）幼稚園主任教諭及び保育所主任保育士
• （５）課長会議構成員及び事務責任者

責任者は、各々の所管する機関の個人情報保護の実務について責任を負う。

責任者は、各々の所管する機関が主体となって個人情報を取得する際には、利用目的及び管理方法を明確に示し、原則として当該個人情報の主体である学生、教職員等の同意を得なければならない。この場合において、個人情報が未成年者に関するものであれば、当該保証人の同意も原則として得なければならない。

責任者は、各々の所管する機関が主体となって個人情報を取得する際には、原則として、適正かつ公正な手段により、その目的達成に必要な最小限度の範囲で直接本人から取得しなければならない。

責任者は、個人情報の保護に努め、その正確性等を維持するために、次に掲げる事項について、適正に管理しなければならない。

• （１）滅失、損傷、破壊、改ざん及び漏洩等の事故の防止
• （２）正確性及び最新性の維持
• （３）不要となった場合の迅速かつ確実な廃棄又は消去

個人情報が滅失、損傷、破壊、改ざん及び漏洩等した場合又はそれらの可能性がある場合には、責任者は、その原因、経路及び結果を明確にし、すみやかに委員会に報告しなければならない。

各学校等の長は、個人情報を取得目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

• （１）本人の同意があるとき
• （２）法令の定めがあるとき

学院の業務遂行上、新たに個人情報を取得するときは、責任者は次に掲げる事項を関係する各学校等の長に届け出て、事前に承 認を得なければならない。

• （１）個人情報の名称
• （２）個人情報の内容
• （３）個人情報の件数
• （４）個人情報の利用目的
• （５）個人情報取得の対象者及び方法
• （６）個人情報の記録の項目及び形態
• （７）その他委員会が必要と認めた事項

責任者は、前項の事項を改廃するときは、関係する各学校等の長に届け出て、事前に承認を得なければならない。

責任者は、取得した目的以外のために個人情報を利用又は提供するときは、関係する各学校等の長の承認を経て、当該個人情　報の主体である学生、教職員等の承認を得なければならない。

学生、教職員等が学院に届け出た個人情報の開示又は閲覧を請求する場合は、本人であることを証明のうえ、次に掲げる事項を記載した文書を責任者に提出しなければならない。

• （１）所属及び氏名
• （２）開示を請求する個人情報の名称及び記録項目
• （３）請求の理由
• （４）その他委員会が必要と認めた事項

各学校等の長は、学生、教職員等から適正な手続きを経て、該当する個人情報の開示又は閲覧の請求があったときは、前項に掲げる事項を確認のうえ開示しなければならない。ただし、法令の定めによる場合又は委員会が業務遂行上著しい支障をきたすと認めた場合は、当該個人情報の全部又は一部を開示しないことがある。

各学校等の長が個人情報の全部又は一部を開示できないときは、その理由を文書により当該学生、教職員等に通知しなければならない。

学生、教職員等が自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第１項に規定する手続きに準じて、各学校等の長に対し、その訂正又は削除を請求することができる。

各学校等の長が前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、その結果を当該個人情報の主体である学生、教職員等に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じることが適当でないと判断した場合は、その理由を文書により当該個人情報の主体である学生、教職員等に通知しなければならない。

個人情報に関する業務の学外委託（以下、「学外委託」という。）を行なう場合は、次に掲げる事項に留意し、遺漏防止に努めなければならない。

• （１）個人情報の保護が、十分保証できるものであること。
• （２）処理方法が、当該個人情報又は記録媒体の性質に照らして適切であること。

学外委託を行なう場合には、契約書を作成し、次に掲げる事項を明記しなければならない。

• （１）個人情報の機密保持に関する事項
• （２）個人情報の目的外利用並びに第三者への開示及び提供の禁止に関する事項
• （３）再委託の禁止に関する事項
• （４）個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項
• （５）提供資料の返還義務に関する事項
• （６）事故発生時における報告義務に関する事項
• （７）第１号から第６号に掲げる事項に違反した場合又は遵守義務を怠った場合の措置及び損害賠償義務に関する事項
• （８）事故処理の責任分担に関する事項
• （９）監査実施に関する事項
• （10）その他委員会が必要と認めた事項

自己の個人情報に関し、第１１条に規定する請求に基づいて講じた措置に対して不服がある者は、本人であることを証明のうえ、委員会に対し苦情申立てを行なうことができる。

苦情申立てを行なう場合は、次に掲げる事項を記載した文書を委員会に提出しなければならない。

• （１）苦情申立てを行なう者の所属及び氏名
• （２）苦情申立ての内容及びその理由
• （３）その他委員会が必要と認めた事項

委員会は、前条第１項の苦情申立てがなされたときは、すみやかに審議し、対応を決定して、その結果を文書により本人に通知しなければならない。

委員会は、必要があると認めたときは、苦情申立てを行なった本人、関係する責任者、各学校等の長及びその他の関係者に対して意見の聴取を行なうことができる。

個人情報保護に関して問題が生じた場合は、委員会は必要に応じて西南学院大学危機管理委員会と連携を取って、問題の解決を図るものとする。

個人番号及び特定個人情報に関しては、西南学院特定個人情報に関する取扱規程（2015（平成27）年11月19日）に定めるものとする。

この規程に関する事務は、総務部総務課の所管とする。

この規程の改廃は、委員会の議を経て常任理事会が行う。